Gestión de documentos

Mezzoteam es un Entorno Común de Datos (CDE) que centraliza toda la información del proyecto y los procesos relacionados. Puede encontrar rápidamente la información que busca y estar seguro de trabajar con las últimas versiones de documentos y modelos.

• Información a un clic de distancia Una dirección única para acceder fácilmente a todos los planos, correspondencia, informes, notas técnicas, etc.
• Acceso directo a la información correcta Todo el mundo tiene acceso inequívoco a la última versión de cada documento, según su función y sus derechos.

Todo el historial de un proyecto se guarda en la memoria para poder seguir los intercambios y encontrar las acciones de cada uno en cualquier momento.

• Conservación de la historia del proyecto Todas las versiones de los documentos se archivan, con lo que se construye la memoria de la operación a lo largo del tiempo.
• Acciones del usuario Las acciones de cada usuario se registran en un diario que se mantiene durante toda la duración del proyecto.

Todo proyecto requiere una buena gestión de los documentos de previsión y un control de las desviaciones entre lo previsto y lo real.

• Gestión de documentos de previsión La importación masiva desde Excel le permite gestionar la lista y las fechas previstas de los documentos directamente en Mezzoteam.
• Control de brechas entre lo planificado y lo logrado En todo momento, el jefe de proyecto tiene acceso a los documentos producidos, pendientes y atrasados del proyecto para poder anticiparse y prevenir.

Los documentos circulan más rápidamente gracias a los flujos de trabajo y las conexiones entre oficinas de control y reprografía.

• Circulación acelerada de documentos En cuanto un documento entra en un circuito de validación, queda inmediatamente a disposición de los aprobadores.
• Oficinas de control y reprografías Mezzoteam conecta las herramientas internas de las oficinas de control y los reprógrafos a la plataforma del proyecto, compartiendo información de forma que se respeten los procesos de cada agente.

Identifique los documentos gestionando su ciclo de vida y añadiendo valor a la información del proyecto.

• Gestionar el ciclo de vida del documento Circuitos en serie o en paralelo, plazos condicionales, tareas a la carta: cada documento puede seguir automáticamente un ciclo de vida específico, vinculado a su emisor, su tipo, la disciplina de que se trate, etc.
• Aportar valor a los documentos Cada documento tiene un estado que cambia en función de su posición en el circuito de validación.

Para evitar retrasos, dispone de un panel de control con todas sus acciones. También se activan notificaciones y recordatorios.

• Notificación y recordatorio Cada solicitud de visado se notifica en tiempo real o por correo electrónico al final del día; a medida que se acerca la fecha límite, unos recordatorios alertan al validador en cuestión de las tareas que debe realizar.
• Panel de acciones Cada agente dispone de una lista consolidada de sus acciones pendientes; un cuadro de mandos periódico ofrece una visión resumida del estado de validación de los documentos.