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Afin d’optimiser le process d’achat, nous vous partageons cinq éléments-clés qui vous permettront de gagner un temps précieux dans vos échanges avec les différents prestataires consultés.
Le choix d’une plateforme collaborative BIM/GED ne se résume pas à comparer des fonctionnalités. Il s’agit de donner aux prestataires suffisamment de contexte pour qu’ils comprennent la réalité de votre projet et construisent une réponse adaptée.
Les cinq éléments-clés
Les prestataires consultés sont des experts ! Ne soyez pas avare en information : nature, taille, coût du projet, etc. Plus vous fournissez d’éléments sur votre projet, mieux ils pourront adapter leurs réponses et vous proposer une plateforme avec des fonctionnalités et un accompagnement appropriés.
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Nombre d’intervenants, rôles, relations, ces éléments, une fois partagés avec les prestataires, leur permettront de mieux appréhender vos besoins, notamment en termes de processus de validation. Les besoins seront également différents selon l’acteur qui a la charge du service : Maître d’Ouvrage, Maître d’Œuvre, Entreprise, etc.
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Ne soyez pas exhaustif dans cette étape mais essayez de coller à la réalité de votre projet : Maquettes BIM ? Livrables ? Documents bureautiques ? Emails ? Fiches de travaux modificatifs ? De quels documents et données sera composé le référentiel de votre projet ?
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Certains n’ont en tête qu’un besoin général, comme gérer les documents et leur validation. D’autres ont déjà une idée précise des fonctionnalités souhaitées. Un tableau recensant les fonctions requises, regroupées par catégorie — BIM, annuaire, documents, processus — et pondérées permet de comparer les offres avec méthode.
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Un accompagnement est généralement nécessaire pour paramétrer la plateforme. Il peut aussi être judicieux d’être accompagné avant, pendant et après la mise en œuvre : définition des procédures documentaires, formation, import des données, administration déléguée du référentiel et préparation du passage à l’exploitation. Autant de sujets qui méritent réflexion et qui s’anticipent pour une gestion efficace du projet !
D’ailleurs, si votre organisation a déjà commencé la réflexion en termes de codification des documents, processus de validation, etc. partagez-les, ils permettront à vos interlocuteurs d’adapter finement les prestations aux besoins réels de votre projet !
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Le dernier réflexe
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