Gestion documentaire

Mezzoteam est un EDC (Environnement de Données Commun) qui centralise toute l'information du projet et les processus liés. Vous pouvez retrouver l'information recherchée rapidement et être certain de travailler sur les dernières versions des documents et maquettes.

• Information à portée de clic Une seule adresse pour retrouver facilement tous les plans, courriers, comptes-rendus, notes techniques, etc.
• Accès direct à la bonne information Chacun accède sans ambiguïté à la version à jour de chaque document, en fonction de son rôle et de ses droits

Tout l'historique d'un projet est gardé en mémoire de façon à pouvoir retracer les échanges et retrouver à tout moment les actions de tout un chacun.

• Conservation de l'historique du projet Toutes les versions des documents sont archivées et construisent au fil de l’eau la mémoire de l’opération.
• Actions des utilisateurs Les actions de chaque utilisateur sont enregistrées dans un journal conservé pendant toute la durée du projet.

Tout projet implique une bonne gestion des documents prévisionnels et une maîtrise des écarts entre prévu et réalisé.

• Gestion de documents prévisionnels L’import en masse à partir d’Excel permet de gérer la liste et les dates prévisionnelles des documents directement dans Mezzoteam.
• Maîtrise des écarts entre prévu et réalisé A tout moment, le chef de projet accède aux documents produits, en attente et en retard sur le projet pour pouvoir anticiper et prévenir.

Les documents circulent plus rapidement grâce aux workflows et grâce à la connexion entre bureaux de contrôle et reprographes.

• Circulation accélérée des documents Dès qu’un document rentre dans un circuit de validation, il est immédiatement disponible pour les approbateurs.
• Bureaux de contrôle et Reprographes Mezzoteam connecte les outils internes des bureaux de contrôle et des reprographes à la plateforme du projet : un partage d’information qui respecte les processus de chaque acteur.

Identifiez les documents en gérant leur cycle de vie et en donnant de la valeur à l'information du projet.

• Gérez le cycle de vie des documents Circuits séries, parallèles, délais conditionnels, tâches à la demande : chaque document peut suivre automatiquement un cycle de vie spécifique, lié à son émetteur, son type, la discipline concernée, etc.
• Apportez de la valeur aux documents Chaque document possède un statut qui change en fonction de sa position dans le circuit de validation.

Afin de prévenir tout retard éventuel, un tableau de bord répertoriant toutes vos actions est à votre disposition. Des notifications et des relances sont également activées.

• Notification et relance Chaque demande de visa est notifiée en temps réel ou par un email récapitulatif en fin de journée ; à l’approche de l’échéance, des relances préviennent le valideur concerné des tâches à réaliser.
• Tableau de bord des actions Chaque acteur dispose de la liste consolidée de ses actions en attente ; un tableau de bord périodique donne une vision synthétique de l’état de validation des documents.