Paroles d’Expert

Retour d’expérience de l’un de nos experts Mezzoteam sur des projets de construction particulièrement exigeants dans les domaines de l’industrie, du transport ou de l’infrastructure.

Joëlle, peux-tu nous présenter rapidement ton parcours au sein de Prosys ?

Après l’obtention de mon diplôme d’Architecte et quelques années d’expérience dans des univers variés, j’ai commencé mon aventure chez Prosys en 1988 en tant que formatrice AutoCAD. Puis, j’ai intégré le service dédié aux développements sur AutoCAD, et j’ai travaillé ainsi pendant plusieurs années chez les clients sur des développements sur-mesure. Ensuite, j’ai pris en charge le Support Expert au sein de l’équipe des Opérations. Et finalement, j’ai mis ma maîtrise des outils au service de nos clients en tant que Cheffe de projet.

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Quel est ton rôle aujourd’hui ?

Aujourd’hui, je mets en musique ce dont les clients ont besoin. Ayant fait le tour des aspects techniques, métiers et projets, je mets mes compétences au service de la simplification du quotidien de mes clients, grâce au bon paramétrage Mezzoteam notamment.

Quand les clients me demandent la lune, ça m’amuse ! Mais j’aime comprendre ce qui se cache derrière leurs souhaits afin de pouvoir répondre parfaitement à leurs besoins.

Au sein de la Direction des Opérations, j’apprécie de partager les bonnes pratiques et mon expérience avec mes collègues. Que ce soit une aide ponctuelle sur un projet ou un accompagnement plus approfondi, mon premier conseil est toujours le même : faire simple ! 

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Peux-tu nous parler de projets que tu as gérés et qui ont été particulièrement exigeants ou intéressants ?

J’ai plusieurs projets qui me viennent à l’esprit. Je vais commencer par un projet de transport à l’étranger où la mise en œuvre de la plateforme Mezzoteam s’est avérée particulièrement exigeante. Sur le projet en question, un AMO essayait d’imposer une structure à des équipes qui n’en avaient que faire. Auparavant, ces utilisateurs disposaient d’un outil très permissif, peu adapté au passage en travaux du projet. Désormais, la Direction souhaitait mettre en place un nouvel outil et exigeait une rigueur très importante, vu l’ampleur de cette nouvelle phase de l’opération.

La résistance au changement a été particulièrement forte de la part des utilisateurs. Mais finalement, après quelques mois d’utilisation, ils ont été convaincus de la pertinence de cette nouvelle plateforme grâce aux bénéfices obtenus, liés à une meilleure organisation documentaire et à l’automatisation des processus dans Mezzoteam.

Conseil #1 : Il ne faut pas sous-estimer l’aspect humain quand on met en place une plateforme collaborative. Ainsi, comme pour tout projet informatique, l’adhésion des utilisateurs est primordiale pour que le projet se passe dans les meilleures conditions. La gestion du changement est un point clef : si une résistance est ressentie, il ne faut pas hésiter à prendre le temps d’expliquer les raisons du choix de cette plateforme et les bénéfices pour les utilisateurs.

Sur un autre projet, le client souhaitait pouvoir utiliser Mezzoteam sur tous ses projets en dupliquant simplement un espace de travail, mais en permettant une grande flexibilité dans la gestion de la codification et du processus de validation. Leur modèle devait donc pouvoir s’adapter à des tout petits projets (rénovation de la signalétique, toiture à refaire) mais aussi à de très gros projets (construction totale d’un hôpital). Il fallait que les maîtrises d’œuvre et les entreprises puissent prendre en main très facilement la solution documentaire, et que le client puisse piloter aisément le projet. C’était un challenge très intéressant : construire un espace de travail qui puisse s’adapter à tous les types de projets.

Enfin, pour le 3^ème projet, j’aimerais parler d’un projet industriel majeur, qui utilisait au départ Mezzoteam comme solution de GED et a fait évoluer son usage au fil du temps.

• Tout est parti d’une simple gestion de documents techniques pour la GED interne du groupement, basée sur une liste de documents prévisionnels associée à un processus de validation interne classique (Rédacteur/Vérificateur / Approbateur/ Qualité), puis d’un envoi pour validation au Maître d’Ouvrage. 
• Ce premier paramétrage donnant toute satisfaction, notre Client nous a demandé de pouvoir faire évoluer les dates prévisionnelles des documents pour tenir compte des aléas du planning.
• Ainsi, nous avons mis en place un outil de demandes de modification des dates prévisionnelles avec un processus lié (qui peut faire la demande, qui la valide, qu’est-ce qui se passe dans le cas de non-validation, etc.).
• Un autre besoin a alors émergé sur le projet. Le groupement faisait appel à des fournisseurs avec lesquels ils communiquaient par emails. Le groupement a souhaité que les fournisseurs utilisent également Mezzoteam, et nous avons donc créé un espace de travail où chaque fournisseur possède un espace privé dédié au dépôt de ses documents : les fournisseurs et le groupement ont tous gagné en autonomie.
• Ce qui a donné l’idée au client d’utiliser Mezzoteam comme un « ERP » pour la gestion de la facturation. Ainsi, le fournisseur soumet un devis, qui est approuvé, puis une commande est créée. Une fois le travail réalisé, le fournisseur émet ensuite une facture qui rentre dans un circuit de validation (approuvé, payé, etc.).

C’est dans ces contextes que l’adaptabilité de Mezzoteam brille et nous permet de créer des solutions sur-mesure pour nos clients.

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Est-ce que les projets ont des spécificités liées à leur domaine d’activité ?

Ce que l’on peut dire, c’est que plus un projet est important, plus les typologies de documents à traiter sont diverses, et plus ce projet sera exigeant et complexe.

De manière générale, les projets industriels sont plus structurés que d’autres catégories de projets. Cette structuration se reflète notamment dans le nombre conséquent d’étapes au sein des circuits de validation. L’avantage dans les projets industriels, c’est que les processus sont inscrits dans la mentalité des utilisateurs, l’adhésion à la plateforme s’en voit ainsi facilitée. En revanche, sur ces projets, il faut veiller à ne pas sur-complexifier les circuits de validation.

Conseil #2 : La tentation avec les circuits de validation est parfois de vouloir intégrer des scénarios trop complexes. Pour maintenir les délais, il faut essayer de simplifier les circuits en gardant à l’esprit que l’objectif est de fluidifier la validation.

Quant aux projets de construction, ils sont en général plus simples à gérer. La complexité provient plutôt du « facteur humain ». Souvent la complexité n’est pas dans le projet mais dans les gens qui font le projet.

Conseil #3 : Ce qui fait un projet, ce sont toutes les équipes qui collaborent pour mener à bien la tâche qui leur a été confiée. Les rapports humains sont essentiels au bon fonctionnement d’une opération : « l’informatique ne fait pas tout, l’humain est au centre du projet ». Mezzoteam fournit les outils nécessaires à une bonne collaboration, mais n’empêche pas les utilisateurs de s’appeler directement si la situation le nécessite.

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Une carrière de plus de 30 ans chez Prosys, ça s’explique comment ?

Chaque projet me passionne. A chaque fois, je découvre de nouveaux challenges, c’est très stimulant. J’adore la relation avec les clients, les aider dans leurs problématiques, et trouver les solutions pour y répondre au mieux. J’aime également lorsque je suis sollicitée par mes collègues consultants, et qu’on élabore ensemble des solutions qui utilisent parfois des fonctionnalités ou paramétrages nouveaux pour eux. En bref, la richesse de ce métier d’échanges et de transmission permanents m’anime toujours autant !

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