Retour d’expérience de SYSTRA
15 novembre 2018 — Témoignages
Témoignage de Sandra DECKMYN au sujet de l’utilisation de la plateforme collaborative Mezzoteam au sein de SYSTRA
SYSTRA travaille avec Prosys depuis 2002. Un contrat cadre multi-projets (Mezzoteam Cloud) a été signé en 2008 et est toujours en vigueur aujourd’hui.
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« La dernière enquête de satisfaction interne à SYSTRA révèle que le haut niveau de service de Mezzoteam en fait un outil de qualité, perçu à travers le Groupe comme une solution performante et fiable. En effet, 88% des utilisateurs sont satisfaits des fonctionnalités et de l’accompagnement. Ils apprécient l’adaptabilité de la plateforme à leurs besoins. »
Sandra DECKMYN – Responsable du Pôle Gestion Documentaire Projet – Direction du Management de Projets |
Quelle est l’activité de SYSTRA ?
SYSTRA est un groupe international de conseil et d’ingénierie, spécialisé dans le domaine de la mobilité pour les transports urbains et ferroviaires.
SYSTRA en quelques chiffres :
- 6 200 employés, répartis dans 80 pays
- Chiffre d’affaires : 600 M€ en 2017
- Près des 2/3 du chiffre d’affaires réalisés à l’international
- Une présence opérationnelle dans 80 pays
- 60 ans d’expertise dans les transports
- Des projets dans 100 métropoles de plus d’1 million d’habitants
Quel est le rôle du Pôle Gestion Documentaire Projet ?
Le Pôle a pour mission la gestion de l’information et des communications des projets de SYSTRA.
Il met en place des processus et outils permettant aux projets non seulement de répondre aux exigences des contrats/clients mais aussi d’optimiser les coûts liés à la gestion de l’information pour leurs clients et SYSTRA.
Mezzoteam est utilisé pour toutes les phases des projets : Rédaction des dossiers d’appels d’offres, Etudes, Travaux, etc.
Comment le Pôle Gestion Documentaire Projet de SYSTRA procède-t-il ?
- Recueil et analyse du besoin
- Rédaction des spécifications de paramétrage (projet)
- Rédaction des spécifications de paramétrage (technique)
- Paramétrage
- Tests techniques
- Tests (projet)
- Présentations et mise en service
A quel moment le Pôle Gestion Documentaire Projet intervient-il ?
- Pendant l’offre : étude du cahier des charges, rédaction de l’offre et estimation financière
- Au lancement du projet : analyse du besoin et conseil, rédaction du plan de gestion documentaire, paramétrage de l’outil GED et formations
- Pendant le projet : support quotidien, activités de document control, modifications de paramétrage et formations complémentaires
- A la clôture du projet : extraction des données, transfert des données au Service Archives et suppression du projet de Mezzoteam
Pour quelles raisons SYSTRA a-t-il choisi Mezzoteam ?
- Sécurité, fiabilité et pertinence de l’outil
- Adaptabilité de l’outil aux besoins des utilisateurs
- Accès web, en plusieurs langues
- Personnalisation ( métadonnées, circuits de validation, …)
- Automatisation d’actions manuelles (alertes, relances, contrôles PDF, tamponnages, …)
- Sécurisation des données (certification ISO 27 001)
- Traçabilité : extractions de données intègres afin de disposer de preuves en cas de contentieux (empreinte électronique)